Dokumentenmanagement 2.0: „Verbraucher archivieren Dokumente vor allem auf Papier“

aktenordnerWas das Thema Dokumentenmanagement betrifft, speichern Verbraucher in Deutschland wichtige Dokumente nach wie vor auf Papier und nutzen keine digitalen Speichermöglichkeiten. Wie eine repräsentative Umfrage des Branchenverbands BITKOM im November 2013 zeigte, hat jeder Deutsche im Schnitt sieben Aktenordner mit wichtigen Unterlagen (Rechnungen, Verträge, o.ä.) bei sich zu Hause stehen. „Während sich in Unternehmen die digitale Archivierung von Dokumenten weitgehend durchgesetzt hat, sind die meisten Verbraucher noch skeptisch“, erklärte BITKOM-Hauptvorstand Andreas Nowottka bei der Vorstellung der Studienergebnisse.

Als Gründe für die Papierablage nannten die Befragten:

  • Es fehlt die entsprechende Technik (Scanner, etc.)
  • Vorteil nicht sichtbar
  • Zu viel zusätzlicher Aufwand
  • Fehlendes Wissen
  • Digitale Akten könnten gestohlen werden.

 

Unternehmen 2.0: Digitale Dokumentenarchivierung ein „Muss“

Für Unternehmen, und insbesondere solche, die sich auf dem Weg in Richtung Unternehmen 2.0 befinden, gehört digitale Dokumentenarchivierung heute zu den Grundvoraussetzungen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand:

  • Nur wenn die Unterlagen digital zur Verfügung stehen, macht mobile Computing überhaupt Sinn, denn nur so können Mitarbeiter auch unterwegs auf wichtige Dokumente und Informationen zugreifen
  • Auch das moderne Teamwork, heute „Collaboration“ genannt, ist nur möglich, wenn Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort und Arbeitsplatz auf online verfügbare Dokumente (Präsentationen, Angebote, Tabellenkalkulationen, etc.) zugreifen können.

Darüber hinaus lassen sich mit digitalem Dokumentenmanagement die Lagerungskosten deutlich reduzieren. Und anders als von den in der Bitkom-Umfrage befragten Personen befürchtet, bietet digitale Archivierung sogar ein Mehr an Sicherheit. Online archivierte Dokumente werden mittlerweile sogar von Behörden (z.B. dem Finanzamt) anerkannt, selbst wenn das Originaldokument verloren gegangen ist.

Allerdings muss insbesondere bei Buchhaltungsunterlagen darauf geachtet werden, dass die Speicherung der Dokumente den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBS) entspricht. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die digitalen Versionen der Dokumente während der gesamten Archivierungsdauer nicht verändert wurden. Und Sie müssen gewährleisten – aber dies gilt auch für Papierdokumente – dass die Dokumente jederzeit verfügbar sind.
 

Dokumentenmanagement 2.0: Unterschiedliche Möglichkeiten

Für die digitale Ablage von Dokumenten stehen unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten zur Verfügung

  • Sie können selbst hausintern ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit entsprechender Speicherhardware (Festplatten, RAID Array, etc.)
  • Sie können eine web-basierte DMS-Lösung mit Online-Speicher bei einem Cloud Service Provider beziehen
  • Sie können aber auch einen externen Dienstleister beauftragen, der sich darum kümmert, dass Ihre Unterlagen sicher verwaltet und archiviert werden.
  • Unabhängig davon, für welche der drei Alternativen Sie sich entscheiden, sollten Sie sich schnellstens mit dem Thema digitales Dokumentenmanagement und Archivierung beschäftigen und der Ablage in Ordnern ein für alle Mal ein Ende bereiten.
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