Datenschutz auf Reisen: Auf allen Vieren durch’s Hotelzimmer …

 

Letzte Woche saß ich im Frühstücksraum eines Hotels. Am Vorabend hatte ich einen Vortrag vor einer Gruppe von Führungskräften gehalten, danach noch ein gepflegtes Helles mit einigen Teilnehmern an der Bar genommen und schließlich ab in die Falle. Ich sinierte gerade über meinem Frühstücksei, als einer der Teilnehmer der gestrigen Veranstaltung den Frühstücksraum betrat. Bei ihm schienen es einige Helle mehr gewesen zu sein, denn sein Äußeres ließ auf eine unruhige Nacht schließen. Grüßend hob ich die Hand und fast so, als fühle er sich ertappt, nahm er eher widerwillig mein Angebot, sich zu mir zu setzen, an.

Einen Moment später begann er allerdings, ohne, dass ich ihn groß „überreden“ musste, zu erzählen. Er sei Marketingleiter eines großen, mittelständischen Unternehmens und habe meinen Vortrag über das Thema „Unternehmen 2.0“ sehr interessant gefunden und auch die nette Runde an der Hotelbar habe ihm gut gefallen. „Aber…?“ Ich blickte ihn fragend an. „Mein USB-Stick ist weg!“ Zuerst verstand ich den Zusammenhang nicht ganz, aber dann begriff ich. Und noch ehe ich etwas Kluges sagen konnte, fuhr er fort: „Den ganzen Morgen bin ich auf allen Vieren durch das Hotelzimmer gerobbt, um das blöde Teil zu suchen. Wieso müssen die diese Dinger auch so winzig machen.“ Ich nickte zustimmend. Auch mein Speicher-Stick, auf den mittlerweile immerhin 1 GB an Daten passten, war kleiner als eine Streichholzschachtel. Ich traute mich kaum, die nächste Frage zu stellen. Ungefragt antwortete mein verzweifelter Gegenüber: „Ja, es sind viele firmeninterne Daten drauf und nein, es gibt keinen Passwortschutz. Jeder, der das Ding in seinen Rechner steckt, kann die Daten auslesen.“ Wie er in diese missliche Lage kam, war schnell erklärt. Nach unserer netten Barrunde hatte auch er sich in sein Zimmer begeben und dort seine Hose – alle Ehefrauen dieser Welt mögen ihm verzeihen – eher unachtsam über den hotelzimmerüblichen Sessel geworfen. Leider hatte er dabei vergessen, dass er in der Hosentasche noch den USB-Stick hatte. Und als er am nächsten Morgen die Hose wieder anzog, war in der Hosentasche nur noch das Taschentuch. Trotz seiner bereits beschriebenen „Krabbel-Tour“ war der USB-Stick wie vom Erdboden verschluckt.

„Es geht gar nicht so sehr um die Daten – natürlich sind da einige Kalkulationen, Informationen über geplante Kampagnen und Verteilerlisten drauf – es geht mehr darum, im Unternehmen als jemand dazustehen, der es mit dem Datenschutz nicht so genau nimmt, obwohl es bei uns klare Vorgaben zum Thema Datenschutz und Datensicherheit gibt. Ein Rüffel von der Geschäftsleitung ist mir sicher und dem Image als Vorgesetzter tuts auch nicht gerade gut. Das Problem ist ja nur, dass ich viel unterwegs bin und die Daten im Firmennetz. Da bleibt mir doch gar nichts anderes übrig. als die Daten auf einen Stick zu ziehen.“

Verständnisvoll nickte ich ihm zu. Wie oft in der Vergangenheit war es mir ähnlich ergangen. Die falschen Daten auf dem USB-Stick, der USB-Stick unbewacht in einer Jackentasche über der Stuhllehne, selbst eine Suchaktion in einem Hotelzimmer hatte ich schon hinter mir. Gott-sei-Dank hatte ich damals das Glück, den Speicher-Stick unter dem Bett zu finden. Ich hatte meine Daten auf dem Stick zwar mit einem Passwort-Schutz versehen, doch wie häufig hatte ich mir nicht die Mühe gemacht, die Daten „hinter“ den Passwortschutz abzulegen, sondern sie einfach in den nicht-geschützten Bereich geschoben.

„Daten in der Wolke“ – bessser als „Daten weg“!

Seit einigen Wochen reise ich nicht mehr mit USB-Stick, denn meine Kollegen und ich haben uns dazu entschlossen, unsere Daten „in die Wolke“ zu verlegen. „Cloud Computing“ nennt man das neudeutsch (vgl. Wie arbeitet es sich denn eigentlich in der Wolke) Statt Präsentationen, Dokumente und Unterlagen auf mobilen Speichermedien herumzutragen, laden wir sie in das Online-Dokumentenarchiv unseres mobilen Büros. – und können via Internet von überall darauf zugreifen. Selbst meine Präsentation vom Vorabend hatte ich mir kurz zuvor in der Hotellobby noch auf mein Netbook heruntergeladen. Die Gefahr eines Datenverlust durch Verlieren oder Diebstahl von USB-Sticks gehört damit endgültig der Vergangenheit ist.

Unternehmen 2.0 – einfach, sicher, effizient

Diese Arbeitsweise mit Online-Dokumentenarchiv wird von vielen Experten als Bestandteil des „Arbeitsplatzes der Zukunft“ definiert, denn dieser Arbeitsplatz wird immer seltener an einer fest bestimmten Stelle in einem Büro in einem Firmengebäude mit geschlossener IT-Infrastruktur sein. Mir und meinen Kollegen ist dies egal – wir finden es eigentlich nur praktisch, sicher und effizient.

P.S.: Schrecken mit Happy End

Beim Auschecken traf ich dann einen doch sehr erleichterten Frühstückspartner, der mir freudestrahlend seinen USB-Stick entgegenstreckte – ein wirklich winziges Ding. Bevor wir uns verabschiedeten, erklärte er mir noch kurz, dass der Stick zwischen Sitzkissen und Lehne des Sessels gerutscht war und erst, als er in einer letzten, verzweifelten Suchaktion den Sessel hochhob und umdrehte, durch Klappern auf sich aufmerksam machte. „Vielleicht war ja dieses Erlebnis sogar wichtiger als Ihr Workshop, uns in Richtung Unternehmen 2.0 zu bewegen“, meinte er zum Abschluss lachend.

Allen denjenigen, die sich ähnliche Suchaktionen wie im oben beschriebenen Fall ersparen möchten, können wir ContactOffice, die von uns eingesetzte Lösung, wärmstens empfehlen. Weitere Informationen finden Sie in der Rubrik Software

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